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        Andrew是一個大型公共關系代理部門的負責人，他感覺到自己和身邊的助手們總是無法 有效地利用公司的電話系統(tǒng)。盡管每個辦公桌上都安放著個人電腦和先進的數(shù)字電話.但是 所有的辦事人員在處理業(yè)務的過程中仍然延用著同樣的過時方式：Andrew是一個資深的電話 用戶，他幾乎把一天中所有的時間都花費在與編輯或用戶的交涉上。但是事實上電話系統(tǒng)并 不總是那么有效，這對他們的工作進展帶來了很大的障礙。當他聽著助手不停地重復“我正 在幫您接入電話，但是因為現(xiàn)在電話忙，請您稍后再撥.查詢請撥40220”的回答時，他決定 采取措施改變這種現(xiàn)狀了。果然，在使用了 CT解決方案后，一切都改變了。

        Andrew將他的電話以及助手的電話都連接在安裝了視頻電話應用軟件的個人電腦上。僅 此一項就是一個突變性的進步?，F(xiàn)在，Andrew可以使用那些先前很難真正用到的電話系統(tǒng)的 高級功能了°傳送電話和完成通話的過程變得迅速而有效。呼叫者的請求也不再會被切斷或 者總是需要等待連接。不但如此，還有諸如電話順序排列之類他以前所不知道的電話功能.現(xiàn) 在也已經(jīng)成為日常工作中常用的一個有用工具了。

        現(xiàn)在，收聽每一個語音信件也變得更為簡單。視頻電話軟件會在有信息等待接聽的時候 提醒他去接聽錄音。所有他所需要做的操作就是單擊應用軟件中語音信件的按鈕，之后就可 以開始接聽相應的語音信件。應用軟件會自動撥號并登錄語音信件系統(tǒng)。通過單擊計算機屏 幕上的按鈕，可以接聽每個留言信息，也可以對這些信息進行保存、刪除、重置和快進，甚 至可以改變他的應答界面。

        Andrew體會到CT解決方案的另一個優(yōu)點就是能夠縮短新員工的培訓時間。當Andrew的 助手休假時，代理助手可以通過快速教程的學習，在第一個工作日就學會如何使用這些軟件。

        然而，更具體地來看，CT解決方案帶來的真正的生產(chǎn)力增值的原因是，它將公司的分類 資料庫和用戶的個人聯(lián)系人管理程序軟件（一種先進的軟件產(chǎn)品）都和視頻電話軟件掛在一 起。這種解決方案的使用結果必然使得電話處理變得井井有條。

        在安裝CT解決方案之前如要打電話，必須首先用他的聯(lián)系人管理程序查找出他所要撥打 的用戶號碼，然后才能手動地輸入這個電話號碼。查詢用戶的電話號碼是整個工作中較為簡 單的部分：可以用快捷功能鍵激活聯(lián)系人管理程序軟件，然后只要輸入客戶全名的前幾個字 母就能找到所需要的信息條款。最麻煩的工作是不得不自己撥打這個電話號碼。根據(jù)所撥打 區(qū)號的不同，他不得不在號碼前輸入9或者8 （ Andrew從來記不住這個規(guī)則，因此每次打電 話的時候他都會在電話邊上準備一個助記條）。如果他所要找的客戶不在辦公室里，那么他還 要掛斷電話，再用同樣的方法嘗試撥打那個人的手提電話號碼、家里的電話號碼，或者不走 運的話，還要撥打傳呼機號碼或者助手的電話號碼。在使用了 CT解決方案后，Andrew在查 詢到某人姓名并決定給這個人撥打一個電話時，只需要單擊姓名邊上對應的電話圖標或按回 車鍵。而所有剩下的工作都可以留給視頻電話軟件處理。CT解決方案還可以將他的電話機轉 換成免提方式，這樣甚至不需要將手從計算機鍵盤上移開。在使用了新的CT軟件后，Andrew 平均只需要敲擊5下鍵盤就能夠撥通任意一個用戶的電話，而從他決定呼叫某人到他聽到電 話接通的鈴聲，只需要短短的5秒鐘，在這過程中，他的手甚至不需要離開鍵盤和鼠標。

        事實上，Andrew可以只通過一個鼠標操作就在計算機上撥打任何電話號碼。只要選中任 何出現(xiàn)在電子郵件、Word文檔、電子表格或者Internet網(wǎng)頁中的電話號碼并將它拖入視頻電 話應用軟件，就可以完成整個呼叫過程。應用軟件能辨識出電話號碼的類型（內部電話、本 地電話還是長途電話）,并用正確的方式撥打這個電話號碼。Andrew已經(jīng)開始考慮在個人數(shù)字 處理設備上也安裝類似的軟件，這樣即使是外出辦公，他也能使用到這些功能了。

        總而言之，Andrew使用的CT解決方案使得他在處理工作時更為有效。對于客戶和外界 的聯(lián)系他取得了髙水平回應率，并且更具有專業(yè)水準。在Andrew看來，CT系統(tǒng)與先前的電 話系統(tǒng)相比要顯得更為有效和可靠。盡管CT解決方案增加了公司的開支而且CT解決方案的 正常運行需要一段時間的調整，但是CT解決方案的采用使得他更有效地使用公司在電話系統(tǒng) 和計算機設備上的原始投資?；蛟S更為重要的是，現(xiàn)在工作對于Andrew和他的助手來說變得 更有趣了。